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工厂行政管理制度

  (一)、办公室管理规定

  1、为了规范工厂办公的工作秩序,树立良好的办公形象,使各方面工作得到顺利展开,特订本规定。

  2、按时上下班制度,不得早退、迟到、有事先请假,不得中途离岗,如遇外出或公差,应向主管领导请示同意后方可,来不及请假的亦可电话请假。

  3、不准在办公室内下棋、玩纸牌及其他消遣活动。

  4、不准玩电脑游戏,所有电脑游戏的程序应一律删除。

  5、不可随地吐痰,垃圾、废纸屑等应丢入废纸桶内,不得随地抛弃。

  6、非休息时间不得在办公室闲聊,做一些与工厂无关的事;更不允许大声喧哗,扰乱办公的正常秩序。

  7、办公室内不得将小孩及无关人员带入,妨碍他人工作,影响办公效益。

  8、做到文明用语,举止端正,衣冠整洁,谈工作谈业务都要提倡使用标准普通话,不宜使用方言。

  9、办公室电话使用做到非公莫打,接听私人电话一般不得超过5分钟。

  10、保持办公室的整洁,办公桌上文具及文件应严格按工厂要求整齐摆放,不得乱放乱扔。

  11、办公室的饮用水,用完后必须及时换上,严禁饮水机空烧。

  12、所使用电话、传真机、复印机、空调机、灯光、电脑及其他电器应按规定使用,下班前必须先切断电源,关妥开关。桌上的东西定置定位的放好,离开桌位必须把椅子推进去,办公桌要定时清洁。如有鱼缸要定时清理、换水及喂养。

  13、加强对外联络,拓展公关业务,促进工厂与社会各界的广泛合作和友好往来,树立良好的企业形象。

  14、值日时间对照值日轮流表,各人所负责办公区,严格按“5S”管理查验标准整理好,确保工厂的全面展开,创造良好的条件。

  (二)、文件收发规定

  1、工厂文件由厂长签发,业务文件由有关部门拟稿,部门负责人审核,由工厂厂长签发。属于秘密的文件,核稿人应该注“秘密”字样,并确定报送范围。秘密文件按保密规定,收专人印制、报送。

  2、文件审批后由办公室进行分类、编号,并打印初稿,由拟稿人较对后交文书打印、盖章。

  3、文件由办公室负责存档。确认送件人后,送件人应把文件内容、报送日期、部门、接件人等事项登记清楚,并报告报送结果。

  4、经签发的文件原稿送办公室存档。

  5、外来文件由办公室文书负责签收,并于接件日填写阅办单,按领导的要求送达有关部门,办好文件阅办;属急件的,应在接件后即时报送。

  (三)、印章管理制度

  1、工厂公章、合同章由办公室保管,由厂长签字同意后,才能盖章,由办公室登记后方可放行。

  2、刻制业务专用章须经厂长同意,并由部门负责人专人保管,部门经理对此负全部责任,财务章管理按财务制度执行。

  (四)、文印管理规定

  1、私人资料,若因工作确实需要可以打印和传真,其余不得在工厂打印、复印、或用工厂传真机传送,以免影响公司的正常工作。

  2、文印(室)工作人员应认真做好本职工作,按时完成工作任务。对于收到的文件、资料等,应及时按规定办理和保管,不得有误。

  3、文印(室)工作人员应树立严格的保密观念,不得随意将打印、复印或传真的资料中有关商业秘密或工厂管理中需保密的事项透露或复印给他人,不得截留任何文件和资料。

  (五)、办公用具、用品购置与管理

  1、所有办公用具、用品的购置由需用人填具《物品申购单》,报主管领导签字后,经厂长批准,然后由采购员统一购置。

  2、办公室对办公用具用品负责办理登记领用手续、确保固定资产及帐物相符。

  3、个人领用的办公用品、用具要妥善保管,不得随意丢弃和外借,如有遗失,照价赔偿。

  4、各部门专用的表格、信笺等,由各部门制定格式,由办公室统一订制。

  5、所有员工要勤俭节约,杜绝浪费,努力降低消耗和办公费用。

  (六)、档案、报表管理制度

  1、档案事务由办公室负责。严格执行档案管理的保密、安全制度,确保档案和案卷机密安全。

  2、各部门应及时向工厂办公室移交应归档的档案并履行清交手续。

  3、各部门应对本部门的档案收集、建档、保管、借阅和利用负责,各单位工作完成后及时向办公室移交。

  4、办公室按外来文件、内部文件、工程文件、营销文件及合同等分类存档。财务文件由财务部按照财务制度单独保管。

  5、归档资料必须符合下列要求:

  ①、文件材料齐全完整;

  ②、根据档案内容合并整理、立卷;

  ③、根据档案内容的重要程度,应区别保存、分类、整理、立卷,案卷标题简明确切,便于保管和利用。

  6、档案资料借阅履行登记、签字手续,重要资料借阅需先请示工厂厂长。

  7、由办公室定期组织各部门人员进行对超期档案进行鉴定,提交档案报告,并根据有关规定酌情处置。

  8、加强档案保管工作,做好防盗、防火、防虫、防潮工作,定期检查档案保管工作。

  (七)、卫生管理制度

  1、本厂工作场所内,均须保持干净、整洁,不得堆积足以发生臭气或有碍卫生的垃圾,污辱或碎屑等。

  2、各工作场所内之走道及阶梯,至少须每日清扫一次,并须采用适当方法减少灰尘的飞扬。

  3、各工作场所内,应严禁随地吐痰。

  4、洗手间、厕所、其他卫生设施,必须特别保持清洁。

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